Was ist ein Task Board – Typen, Funktionen und Vorteile

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S Manchmal häufen sich die Aufgaben. Und wenn doch, kann die Bewältigung dieser Probleme unglaublich überwältigend sein. Um vorrangige Aufgaben ganz oben auf der Liste zu halten und gleichzeitig alles schnell und organisiert abzuwickeln, braucht es System. Hier kommt das Taskboard ins Spiel. 

Wofür wird ein Task Board verwendet?

Definieren wir zunächst das Taskboard

Branchenübergreifende Teams implementieren Taskboards, um ihre Arbeitsbelastung zu verwalten und alle auf dem gleichen Stand zu halten. Sie sind ein großartiges Werkzeug, um zu verhindern, dass die anstehenden Aufgaben in einem unorganisierten, chaotischen Durcheinander geraten. 

DEFINITION DES AUFGABENBOARDS

Was ist ein Taskboard?

A Taskboard ist eine visuelle Darstellung der Aufgaben, die erledigt werden müssen. Typischerweise besteht es aus einer Tafel oder Wand mit Spalten und Reihen, die jeweils eine andere Phase im Prozess darstellen. Anschließend werden die Aufgaben auf die Tafel gelegt und von einer Phase zur nächsten verschoben. Dadurch können Teammitglieder den Status jeder Aufgabe leicht erkennen und etwaige Engpässe oder Verzögerungen erkennen. 

Vorteile von Taskboards:

  • Verbesserte Zusammenarbeit   
  • Verbesserte Sichtbarkeit  
  • Erhöhte Produktivität  
  • Optimierter Arbeitsablauf  

Wofür wird ein Task Board verwendet?

Vorteile der Verwendung eines Task Boards

Die Verwendung eines Taskboards, sei es für persönliche Aufgaben, Teamaufgaben oder organisatorische Aufgaben, wird sich auf lange Sicht für eine nachhaltige Produktivität und das Erreichen von Zielen mit hoher Priorität auszahlen. Wie? Taskboards kommen Teams und Einzelpersonen in mehrfacher Hinsicht zugute. In diesem Video von Jeff Su wird erläutert, wie jedes effektive Produktivitätssystem eine Art Taskboard verwendet.

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Organisation und Priorisierung

Aufgabentafeln bieten eine klare visuelle Darstellung aller Aufgaben und erleichtern so die Priorisierung und effektive Verwaltung von Arbeitslasten.

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Zusammenarbeit und Kommunikation

Durch die Zentralisierung von Aufgabeninformationen fördern Aufgabenboards eine bessere Kommunikation zwischen Teammitgliedern und stellen sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind.

Visuelles Management 

Teams können den Status von Aufgaben schnell und in Echtzeit aktualisieren und so einen sofortigen Einblick in den Projektfortschritt erhalten.

Besseres Workload-Management

Aufgabentafeln tragen dazu bei, die Arbeitsbelastung gleichmäßig auf die Teammitglieder zu verteilen, Ressourcen zu optimieren und Burnout vorzubeugen.

Kontinuierliche Verbesserung und Effizienz

Durch die Verfolgung von Aufgabenerledigungen und Engpässen erleichtern Taskboards die kontinuierliche Verbesserung und steigern die Gesamteffizienz.

Beispiele für Taskboards

Digitale vs. physische Taskboards

Während herkömmliche Aufgabentafeln in der Regel physisch sind und zur Darstellung von Aufgaben Haftnotizen oder Karteikarten verwenden, entscheiden sich viele Teams mittlerweile für digitale Aufgabentafeln. Digitale Taskboards bieten zusätzliche Funktionen wie automatische Updates und Datenanalyse.

Taskboard-Software wie Asana, Airtable und Monday werden von vielen Teams verwendet, um ihre Aufgaben und Projekte effektiv zu verwalten. Einige Softwareprogramme sind für branchenspezifische Taskboards konzipiert, beispielsweise die Taskboard-Funktion von StudioBinder, die speziell für die Film- und Videoproduktion entwickelt wurde. 

Während sich digitale Taskboards hervorragend für Remote-Teams oder Teams mit einer großen Anzahl von Aufgaben eignen, haben physische Taskboards dennoch ihre Vorteile. Viele Teams stellen fest, dass der physische Aspekt des Verschiebens und Organisierens von Aufgaben auf einem Board ihnen dabei hilft, konzentriert und engagiert zu bleiben. 

Was ist ein Task Board? Physical Task Board

Physikalische Aufgabentafel

Einige Teams bevorzugen möglicherweise immer noch die Einfachheit und taktile Beschaffenheit eines physischen Aufgabenboards. Letztlich sollte sich die Wahl des Taskboard-Typs an den spezifischen Bedürfnissen und Vorlieben des Teams orientieren.

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Task-Board-Variationen

Arten von Taskboards

Um die Produktivität zu steigern, wurden unzählige Taskboard-Systeme entwickelt. Bevor wir uns mit einigen allgemeinen Arten von Taskboards befassen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass der beste Typ von Taskboards der ist, den Sie verwenden.

To-Do-Listen

Einfache, aber effektive To-Do-Listen können eine großartige Möglichkeit sein, den Überblick über Aufgaben zu behalten und sie zu priorisieren. Sie sind normalerweise in einem Listenformat organisiert und bieten die Möglichkeit, Fristen hinzuzufügen, Erinnerungen festzulegen und erledigte Aufgaben abzuhaken. 

Obwohl es sich um ein einfaches Aufgabenverwaltungssystem handelte, funktionierte es für einen der brillantesten Köpfe der Menschheitsgeschichte – Leonardo Da Vinci. Das folgende Video von Growth Quest schlüsselt diese Geschichte weiter auf.

Kanban-Boards

Kanban ist ein visuelles Workflow-Managementsystem, das aus dem Toyota Production System hervorgegangen ist. Es besteht aus Spalten für „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“ und verwendet Karten oder Haftnotizen zur Darstellung von Aufgaben. Diese Art von Aufgabentafel ermöglicht eine einfache Verfolgung des Fortschritts und die Identifizierung von Engpässen.

Scrum-Boards

Scrum ist ein agiles Projektmanagement-Framework, das Sprints nutzt, um Arbeiten schrittweise abzuschließen. Ein Scrum-Board besteht normalerweise aus Spalten für „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Testen/QA“ und „Fertig“, um Aufgaben in jeder Entwicklungsphase zu verfolgen. Diese werden häufig in der Softwareentwicklung und anderen Branchen eingesetzt, die agile Methoden verwenden.

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Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind eine Art horizontales Balkendiagramm, das Projektpläne und Zeitpläne visuell darstellt. Sie können als Aufgabentafeln verwendet werden, indem Projekte in kleinere Aufgaben unterteilt und deren Fortschritt im Diagramm verfolgt werden.

So verwenden Sie Taskboards

Anwendungsfälle für Taskboards

Taskboards können in verschiedenen Branchen und für unterschiedliche Arten von Projekten eingesetzt werden. Jedes Team, das Aufgaben übernimmt (und das ist praktisch jedes Team), kann von der Verwendung eines Taskboards profitieren. Schauen wir uns einige verschiedene Branchen an und wie ein Taskboard verwendet werden könnte.

Softwareentwicklung 

Scrum Boards: Verwalten Sie Sprints und Backlogs, verfolgen Sie den Fortschritt und identifizieren Sie Engpässe.

Marketing 

Kampagnenverfolgung: Überwachen Sie Kampagnenaufgaben, Arbeitsabläufe und Fristen.

Filmproduktion

Postproduktions-Workflow: Behalten Sie den Überblick über Aufgaben für Schnitt, Sounddesign, VFX und andere Postproduktionsprozesse.

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Personalabteilungen

Rekrutierung und Onboarding: Verwalten Sie Rekrutierungsprozesse, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und Leistungsbeurteilungen.

Fertigung und Industrie

Produktionsverfolgung: Überwachen Sie Produktionsphasen, Lagerbestände und Ressourcenzuteilung.

Nachhaltige Arbeitsabläufe basieren auf der Art und Weise, wie einzelne Aufgaben bearbeitet und ausgeführt werden. Mit der Zeit kann eine chaotische Aufgabenverwaltung zu überwältigendem Stress und letztendlich zu einem Burnout führen. Taskboards sind nicht nur für die Einhaltung von Fristen und effektiven Arbeitsabläufen unerlässlich, sondern auch für nachhaltige Arbeitspraktiken, die sich langfristig auszahlen.